Waarom bewaren we wat?
De te bewaren archieven en archiefstukken zijn opgenomen in de Bewaarstrategie van de UGent. De essentie van dit beleid draait om zogenaamde sleuteldocumenten. Deze documenten hebben betrekking tot de thema’s bestuur, onderwijs, onderzoek en de gebouwen van de UGent. De verantwoordelijkheid voor dit beleid ligt overwegend in de handen van de UGent. Het Bestuurscollege keurt de bewaarstrategie goed en de Selectiecommissie Vlaanderen adviseert de UGent. Idealiter wordt de bewaarstrategie om de vijf jaar geactualiseerd en uitgebreid. Aan de UGent vond de recentste actualisering plaats in 2022. De uitvoering staat echter momenteel onder druk door de werkdruk voor het kleine archiefteam. Om de werking van het overbelaste team haalbaar te houden, heeft het Bestuurscollege ingestemd met een voorstel tot prioritering van taken en optimalisatie van de werking, inclusief de acceptatie van de daaruit voortvloeiende risico’s. Concreet betekent dit dat het Team Documentbeheer de UGent’ers tijdelijk niet zal ondersteunen bij het opzetten van hun informatiebeheer, wat inhoudt dat ook de uitvoering van de actuele Bewaarstrategie UGent momenteel on hold is gezet. Naast deze sleuteldocumenten heeft de UGent ook nog een bewaarstrategie voor specifieke groepen uitgestippeld, zoals onder andere professoren.
“Wanneer documenten die niet worden gearchiveerd door de papierversnipperaar gaan, is het niet meer bekend wat vernietigd is”
De Vlaamse Interuniversitaire Raad heeft ook een richtlijn opgesteld die werd goedgekeurd door het bureau der rectoren in 2024. Zo zijn er regels over wat er permanent of tijdelijk bewaard moet worden. De belangrijkste redenen om te bewaren zijn drievoudig. Ten eerste moet men zaken bewaren om verantwoording af te leggen voor de werking van de universiteit. Dit gaat over papieren zoals verslagen van de bestuursorganen, eigendomsakten et cetera. Dit zijn de documenten die dus vooral op korte tot middellange termijn van belang zijn en waarmee personeelsleden, maar ook raadsleden of externe onderzoekers kunnen controleren of de UGent zijn bezigheden conform alle regels uitvoert. Ten tweede moeten archiefdocumenten er ook voor zorgen dat alle betrokken personen bewijs kunnen leveren van hun activiteiten. Zo moeten alumni hun diploma kunnen aantonen, moeten puntenlijsten natrekbaar zijn en moeten lesgevers hun lesmateriaal en onderzoeksprojecten kunnen bewijzen. Ten slotte is er ook een motivering op de lange termijn: het vormen van bronnenmateriaal voor onderzoek.
Hoe werkt het archief?
Als je het archief wil raadplegen, doe je dat vooral online via ARCH-IT, het digitale archief van de UGent. Op afspraak kan je ook het fysieke archief raadplegen, dat zich onder het rectoraat en in de Boekentoren bevindt. Door de digitalisering van het archief is ook het aantal bezoekers flink gestegen. Isabel Rotthier, hoofdarchivaris van het UGent Archief, benoemt enkele uitdagingen die het werk in het archief bemoeilijken. Zo is het team eerder klein en wordt er intensief gewerkt aan de leesbaarheid van digitale bronnen. Jobstudenten zijn hierbij een helpende hand om deze bronnen online beschikbaar te maken en te contextualiseren. Ook geeft Rotthier aan dat niet alle documenten die bewaard worden, zijn opgenomen in het beleid. Niet-sleuteldocumenten worden op basis van vraag en aanlevering van onderzoekers en studenten bewaard.
Wanneer documenten die niet worden gearchiveerd door de papierversnipperaar gaan, is het niet meer bekend wat vernietigd is. Rotthier geeft aan dat er keuzes gemaakt moeten worden; het documenteren van het vernietigingsproces verhoogt de werklast, wat met het huidige team niet haalbaar is. Ook tijdens de verhuizing van het archief, die nu in volle gang is, loopt het weleens mis: sommige papieren belanden in de afvalcontainer.
Stuvers versus het archief
Voor studentenvertegenwoordigers blijkt het niet altijd even makkelijk om de documenten die ze voor hun dossiers nodig hebben, uit het UGent-archief te raadplegen. Zo zegt een Stuver dat hij en zijn collega’s op problemen botsen met de toegankelijkheid van onder andere pagina’s met deadlines over programmahervormingen, samenstellingen van raden en commissies, documenten van campussen en gebouwen en bepaalde veiligheidsvoorschriften. Felix Vandelanootte (RvB) vindt dan weer dat het best meevalt. “Andere Stuvers krijgen bij mijn weten niet standaard toegang tot het Intranet”, zegt hij. “Je krijgt echter wel steeds toegang tot de dossiers en hun geschiedenis van de raad of de commissie waar je bij zit.” Een belangrijke opmerking hierbij is dat er verschillende platformen zijn om documenten te raadplegen, namelijk het intranet van de UGent (niet beheerd door het Team Documentbeheer), de applicatie Documentenbeheer en ARCH-IT. Ook Isabel Rotthier wijst op een aantal spanningen rond het archief voor de Stuvers. Aangezien er geen verplichting is om te archiveren, wordt er niets bewaard als de Stuver zelf geen initiatief neemt. Wel zijn er initiatieven vanuit het UGent-archief om dit beter te doen verlopen. Zo werd er een SharePoint voor schenkers aangeboden, waar Stuvers documenten kunnen delen en worden er vanaf volgend jaar webinars georganiseerd over archiveren en informatie beheren. Voor Felix Coens (RvB) is het ook niet nodig dat iedereen toegang zou krijgen tot alle documenten. Dit zorgt volgens hem voor chaos, te veel externe controle en privacyschendingen. Dit is volgens hem ook de reden waarom niet iedere commissie, raad of entiteit diens documenten deelt met het archief. Coens heeft voor de rest weinig opmerkingen over het archiefbeleid. Volgens hem zijn alle relevante documenten steeds terug te vinden.
“Aangezien er geen verplichting is om te archiveren, wordt er niets bewaard als de Stuver zelf geen initiatief neemt”
Ondanks uitgebreide richtlijnen staat het team van het universiteitsarchief voor moeilijke uitdagingen door zowel de fysieke als digitale verhuizing van het archief. Het team timmert hard aan de weg om de toegankelijkheid van het universiteitsarchief te optimaliseren.
Een reactie achterlaten